Wanneer een organisatie regelmatig audits uitvoert en daarmee kan aantonen dat het voldoet aan standaarden en richtlijnen, dan is dit een positief teken naar derden toe. Bijvoorbeeld klanten, prospects of suspects kunnen hieraan zien dat de partij met wie zij willen zakendoen betrouwbaar is en een zekere mate van zekerheid biedt. Een passende audit biedt inzichten in mogelijke verbeteringen die doorgevoerd kunnen worden. Ook wordt duidelijk welke maatregelen er genomen moeten worden om de vereiste kwaliteit te waarborgen en/of te verbeteren.
Certificering door een audit
Wanneer je een certificaat of keurmerk wil behalen voor jouw organisatie kun je een externe audit laten uitvoeren. Het hebben van een certificaat of keurmerk is meestal een harde eis bij een aanbesteding of voor het verstrekken van een opdracht. Audits tonen met objectief bewijs aan dat een proces of organisatie aan de eisen van een norm, richtlijn of wetgeving voldoet. Om deze objectiviteit te kunnen borgen is het belangrijk dat de auditor onafhankelijk is van de organisatie.
In het auditonderzoek, dat bestaat uit verschillende stappen, wordt beoordeeld hoe succesvol en effectief de processen in een organisatie worden ingezet. Met het certificaat kun je uiteindelijk aantonen dat je aan de opgestelde eisen voldoet. Hier zou jij als organisatie zomaar heel veel voordeel uit kunnen halen doordat je bijvoorbeeld klantvertrouwen verhoogt met betrekking tot het behalen van een webwinkel keurmerk of aanbestedingen wint doordat je voldoet aan ISO-normering.
Inzichten uit audits
Een passende audit is een tool voor continue verbetering. De volgende inzichten kunnen door een audit aan het licht worden gebracht:
- Waar knelpunten en problemen voorkomen;
- Wanneer (of waar) er sprake is van mogelijke risico’s;
- Waar verbeteringen mogelijk en/of nodig zijn;
- Het waargenomen effect van ingevoerde maatregelen;
- Het effect van werkzaamheden;
- In hoeverre je in staat bent om je doelstellingen te halen;
Audits digitaliseren
Een passende audit digitaliseren kan verschillende voordelen opleveren wanneer je hier de juiste software voor gebruikt. Checks kunnen bijvoorbeeld digitaal worden uitgevoerd, gevolgd en geanalyseerd. Er is real-time inzicht in up-to-date rapportages. Daarnaast is het ook niet meer nodig om data handmatig in een Excel-document in te voeren. Dit allemaal bespaart de hele organisatie enorm veel tijd. Al met al, het digitaliseren van een audit leidt tot de volgende voordelen:
- In een oogopslag creëer je een overzichtelijk dashboard waarin de status van alle werkzaamheden en de effecten ervan bijgehouden worden;
- Het kan helpen om risico’s te signaleren en te verlagen;
- Daarentegen kan het ook helpen met het omzetten van risico’s in kansen;
- Dit betekent dat het hoe dan ook een goed hulpmiddel is bij het maken van strategische besluiten;
Tot slot kan het kostenbesparend werken, omdat beslissingen doeltreffender gemaakt kunnen worden.
Bijpassende software
Audit software kan helpen bij het digitaliseren van audits en het opzetten, plannen en uitvoeren hiervan. Daarnaast gaat het achteraf rapporteren en het koppelen van opvolgacties aan de hand van de bevindingen makkelijker.
Of je met deze audit software nu beter wil voldoen aan richtlijnen, wet- of regelgeving, óf dat je er medewerker- en/of klanttevredenheidsonderzoeken mee wil uitvoeren; het is belangrijk dat de software past bij de werkwijzen binnen jouw organisatie. Met Zenya bepaal jij zelf wat belangrijk is. En werkt het niet? Dan pas je het op eenvoudige wijze zelf aan, totdat het wel werkt.
Over Zenya
Zenya is software voor kwaliteits- en risicomanagement in organisaties, die meebeweegt met de veranderingen die continu plaatsvinden. Het is de vertrouwde plek om kwaliteit, veiligheid en verbetering te verankeren, naast het beheersen van risico’s.
Auditmanagement
Voor audits, checks, inspecties en onderzoeken.
Vragenlijsten voor intern en extern gebruik.
Voor uitvoering van het volledige auditproces.
