Het is voor het bestuur van belang te weten wat er speelt binnen het bedrijf. Rapportages worden vaak als tool gebruikt om een duidelijk overzicht te creëren. Niet alleen het bestuur, maar ook teamleiders en projectmanagers maken vaak gebruik van rapportages. De reden hiervoor is omdat het overzichtelijk in beeld brengt wat de doelstellingen zijn en of je op weg bent om deze te bereiken. Je krijgt inzicht in alle verschillende bedrijfsprocessen. De rapportages kunnen ook gedeeld worden met stakeholders zodat zij ook snel inzicht hebben op de prestaties van het bedrijf.
Wat is een rapportage
Kort gezegd is een rapportage een verslaglegging van een activiteit, gebeurtenis of toestand binnen een organisatie. Welke activiteit, gebeurtenis of toestand je vastlegt, kan jij zelf bepalen. Zo zou een zorginstantie een rapportage kunnen gebruiken voor alle gebeurtenissen rondom patiëntveiligheid. Een waterleverancier zou een rapportage kunnen gebruiken voor het bijhouden van waterkwaliteit, zodat het geleverde drinkwater altijd even lekker en gezond blijft voor consumenten.”
Zoals je ziet hebben beide bedrijven een heel ander doel. Maar voor elk bedrijf is de uitkomst van een rapportage nagenoeg vergelijkbaar; kwaliteit behouden of verbeteren door middel van lessons learned.
Rapportages binnen jouw bedrijf
Elke organisatie is verschillend. Daarom heeft elke rapportage andere eisen en benodigdheden. Een rapportage is nuttig wanneer actuele informatie helder inzichtelijk wordt, zodat knelpunten goed opgepakt kunnen worden. Het wordt hiermee dan tegelijkertijd een belangrijk communicatiemiddel tussen collega’s, waarmee iedereen op elk moment van de dag/week/maand kan aflezen wat er eerder is gebeurd. Zo blijft de hele organisatie werken aan dezelfde doelstellingen.
Om een duidelijker beeld te scheppen bij rapportages, hebben wij hieronder wat voorbeelden opgesomd:
1. Voortgangsrapportage
In voortgangsrapportages is de status van een project direct afleesbaar. Ook doelstellingen en planningen voor het project zijn hierin opgenomen.
2. Marketingrapportage
Bij een marketingrapportage krijg je inzichten in belangrijke data en ontwikkelingen waarmee je marketingdoelstellingen voor de volgende periode vast kunt stellen. Zie je bijvoorbeeld in de rapportage dat je achterloopt met het aantal nieuwe prospects wat je eigenlijk zou willen behalen? Dan kun je met dit rapport besluiten wat je hieraan gaat doen.
3. Financiële rapportage
In een financiële rapportage leg je vast welke te verwachten geldstromen er zijn. Zowel waar het geld naartoe gaat, als waar het vandaan komt. Het doel van wat men inzichtelijk wil hebben in het rapport wordt bepaald door de relevante metriek.
Wanneer je uit een rapportage haalt dat er bepaalde taken geoptimaliseerd kunnen worden, kan dit bijvoorbeeld met door gebruik te maken van een terugkerende PDCA-cyclus. PDCA is een 4-stappen model voor change management dat zich goed leent voor continu verbetering binnen organisaties.
Over Zenya
Zenya is software voor kwaliteits- en risicomanagement in organisaties, die meebeweegt met de veranderingen die continu plaatsvinden. Het is de vertrouwde plek om kwaliteit, veiligheid en verbetering te verankeren, naast het beheersen van risico’s.
Auditmanagement
Voor audits, checks, inspecties en onderzoeken.
Vragenlijsten voor intern en extern gebruik.
Voor uitvoering van het volledige auditproces.
