• Home
  • Documentmanagement
  • Incidentmanagement
  • Auditmanagement
  • Over Zenya
  • Contact
Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Zenya Blog
  • Home
  • Documentmanagement
  • Incidentmanagement
  • Auditmanagement
  • Over Zenya
  • Contact
Vrouw met koffie en pen
  • Documentmanagement

Wat is een verwerkingsregister?

  • 4 september 2022

Sinds 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. Een verschil met de wet daarvoor, is het verwerken van persoonsgegevens en de privacy die daarbij komt kijken. Het verwerken van persoonsgegevens kan daardoor voor bedrijven een uitdaging zijn. Een verwerkingsregister geeft organisaties inzicht in welke persoonsgegevens verwerkt worden. Daarnaast zie je in een verwerkingsregister ook waarom deze persoonsgegevens verwerkt worden, waar ze verwerkt worden en of er een verwerkingsovereenkomst aanwezig is.  
Wanneer de autoriteit persoonsgegevens komt controleren, moet je altijd in staat zijn om je als organisatie te verantwoorden. Het foutief verwerken van persoonsgegevens kan gezien worden als inbreuk op de privacy van degene waar de gegevens toe behoren. Werken met een goed bijgehouden verwerkingsregister voorkomt foutief verwerken van persoonsgegevens, en daarmee eventuele boetes. 

Het verwerkingsregister & AVG

Er moet altijd een gegronde reden zijn om persoonsgegevens te verwerken in een verwerkingsregister. Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden wanneer de persoon in kwestie hier zelf toestemming voor heeft gegeven. Daarnaast moet er minimaal één van onderstaande grondslagen van kracht zijn om persoonsgegevens te mogen verwerken. 

De verwerking van gegevens is noodzakelijk om… 

  • Te voldoen aan de regels rondom verplichte verwerking van persoonsgegevens;
    • Denk hierbij aan de verwerking van persoonsgegevens door de belastingdienst.
  • Een overeenkomst uit te voeren;
  • Vitale belangen te beschermen;
  • Een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen;
  • Gerechtvaardigde belangen te behartigen.

Verplicht een verwerkingsregister

Voor bedrijven groter dan 250 medewerkers is het verwerken van persoonsgegevens in een verwerkingsregister volgens de AVG verplicht. Wanneer een organisatie kleiner is dan 250 medewerkers is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens een verwerkingsregister alleen verplicht als een van onderstaande van toepassing is: 

  • “De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. In de praktijk zijn verwerkingen zelden incidenteel. Denk bijvoorbeeld aan de persoonsgegevens van medewerkers die u verwerkt. Of van uw klanten, cliënten, patiënten of inwoners.” 
  • “U verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de personen van wie u persoonsgegevens verwerkt.” 
  • “U verwerkt persoonsgegevens die vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens. Bijvoorbeeld gegevens over godsdienst, gezondheid en politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens.” 

Het gemak en voordeel van werken met gespecialiseerde software

Omdat het dus belangrijk is om nauwkeurig om te gaan met alle opgeslagen informatie, is het slim te werken met software dat gespecialiseerd is in het veilig opslaan van documenten. Je moet er tenslotte niet aan denken dat al je privacygevoelige persoonsgegevens door een datalek per ongeluk op straat komen te liggen, toch?  

Dit betekent dat de software waarmee je werkt jou moet helpen om het lekken van data te voorkomen, bijvoorbeeld doormiddel van document encryptie.  

Daarnaast moet de software zélf ook voldoen aan de AVG-wetgeving. Hiermee bedoelen we dat het bijvoorbeeld belangrijk is dat persoonsgegevens niet naar servers in de Verenigde Staten wordt gestuurd. De privacywetgevingen zijn daar heel anders dan in de EU, waarmee software dat wel deze data verstuurd niet voldoet aan de AVG.  

Ook is het erg fijn als correct documentbeheer toegepast wordt. Op het moment dat de Autoriteit Persoonsgegevens aan jouw deur klopt voor tekst en uitleg, wil je tenslotte snel en zonder twijfel de meest accurate en laatste versie van documenten kunnen overleggen. Dit scheelt je tijd en zorgen, en voorkomt het risico op boetes.

Weten hoe online software jou kan helpen aan het juiste verwerkingsregister? Lees meer in de brochure.

Download de brochure

  

Inhoudsopgave
  1. Het verwerkingsregister & AVG
  2. Verplicht een verwerkingsregister
  3. Het gemak en voordeel van werken met gespecialiseerde software

Gerelateerde berichten

man brengt informatiestromen in kaart met automatisch versiebeheer
Lees artikel
  • Documentmanagement

Informatiestromen in kaart brengen met automatisch versiebeheer

  • 31 januari 2023
Het digitale tijdperk maakt het mogelijk dat processen versneld en beter gestructureerd kunnen worden. Informatiestromen worden beter georganiseerd en de effectiviteit wordt verhoogd.…
Lees artikel
Vrouw met ipad past verbetermanagement effectief toe
Lees artikel
  • Incidentmanagement

Groeien met je bedrijf? Zet verbetermanagement effectief in

  • 26 januari 2023
Om mee te gaan in een steeds veranderende omgeving moeten organisaties zich continu blijven ontwikkelen. Wanneer een organisatie zich bezighoudt met verbetering, kan er efficiënter gewerkt…
Lees artikel
man-die-kijkt-naar-workflow-manager-software
Lees artikel
  • Incidentmanagement

Verbeter werkprocessen met workflow management software

  • 26 januari 2023
Het werken met workflows en workflow management software brengt veel voordelen met zich mee voor organisaties. Workflow management zorgt voor continuïteit binnen het bedrijf en helpt…
Lees artikel
Zenya logo footer
Over ons

Infoland B.V.

Infoland B.V.

De Run 6801
5504 DW Veldhoven
Nederland
+31(0)40 848 58 68
steluwvraag@infoland.nl

Onze modules

Zenya software suite
Zenya DOC
Zenya FLOW
Zenya CHECK

Support

Infoland Community
Algemene Voorwaarden
Privacyverklaring en Cookies

Volg ons op onze socials

Zoeken